Partager la publication "Augmentez l’Efficacité de Vos Réunions en 4 Questions Clés"
Les réunions sont un pilier de la vie professionnelle dans les entreprises privées et publiques. Pourtant, trop souvent, elles sont perçues comme des pertes de temps.
source livecareer.fr
Saviez-vous que 71 % des réunions sont jugées improductives ? Il est temps de changer cela. Conduire une réunion efficacement est une compétence essentielle qui s’apprend et se perfectionne.
Pour éviter les réunions soporifiques, nous vous proposons de construire un cadre à votre réunion. Voici nos conseils pour des réunions productives et engageantes.
Préparer une Réunion Efficace
Le succès d’une réunion commence bien avant que vous ne vous asseyiez autour de la
table. L’étape de sa préparation est indispensable pour garantir sa fluidité et productivité.
L’Ordre du Jour
Question 1 - Quel est le Sujet de la Réunion ?
Avant de planifier une réunion, interrogez-vous sur le sujet précis à traiter. Si plusieurs sujets sont à traiter, priorisez-les et indiquez pour chacun :
- l’objectif de la réunion et le temps à y consacrer.
Avec une moyenne de 7 heures par semaine consacrées aux réunions, il est crucial de s’assurer que chaque minute compte.
- Posez-vous la question : Est-ce que cette réunion est vraiment nécessaire ?
Ou bien, un simple e-mail ou un appel téléphonique pourrait-il suffire ?
Conseil : Si le sujet ne nécessite pas une interaction immédiate ou collaborative, optez pour un autre moyen de communication. Cela vous fera gagner du temps, à vous et à vos collègues.
Le Ciblage des Participants Question
2 - De Qui Avez-Vous Besoin pour Assister à la Réunion ?
Inviter trop de personnes peut diluer l’efficacité de votre réunion. Ciblez uniquement les participants dont la présence est vraiment nécessaire. Moins il y a de monde, plus les discussions seront pertinentes et centrées.
Chaque personne invitée doit être concernée par les points de l’ordre du jour et doit, à priori, avoir une contribution à apporter. Diffuser l’ordre du jour en amont permettra à chacun de préparer son intervention.
Astuce : Si vous avez des doutes, mieux vaut inviter moins de personnes et partager un compte-rendu élargi après coup. Cela évite de mobiliser des collaborateurs inutilement.
Animer une Réunion Efficace
Votre préparation est faite, votre support de présentation est prêt et les participants sont là. Maintenant, tout repose sur votre capacité à bien animer la réunion.
Les modalités d’animation dépendent des capacités de l’animateur mais également des
objectifs de la réunion : atelier de travail, tour de table, suivi opérationnel…
Les supports utilisés (PowerPoint, logiciel, Post-its…) dépendent là encore des typologies de réunions.
Commencez et terminez à l’heure.
Respecter les horaires montre que vous valorisez le temps de vos collègues. Assurez-vous d’avoir en amont cadencé votre ordre du jour.
Assurez-vous également de respecter le temps de parole de chacun. Si un participant ne s’exprime pas ou peu, interrogez-vous sur la pertinence de sa présence à cette réunion ou sur votre capacité à le mettre à l’aise et à le rendre participatif.
Conseil : En cas de dépassement de temps, proposez de poursuivre les discussions hors cadre de la réunion initiale et veillez la prochaine fois à mieux anticiper le planning de votre réunion. Vos collaborateurs apprécieront cette rigueur.
Le Cadre Temporel
Question 3 - Le Timing Est-Il respecté ?
L’Essentiel
Question 4 - L’Ordre du Jour Est-Il Rempli ?
Votre ordre du jour est votre feuille de route. Évitez les digressions qui pourraient frustrer les participants. Si des sujets annexes émergent, proposez de les traiter dans une autre réunion dédiée.
Astuce : Si vous avez terminé plus tôt que prévu, n’hésitez pas à clôturer la réunion. Personne ne se plaindra d’une réunion plus courte que prévu.
Conclusion
Conduire une réunion efficacement n’est pas le fruit du hasard, mais bien d’un savoir-faire et de compétences spécifiques. Elles se construisent sur une préparation rigoureuse, une animation disciplinée, et une gestion du temps optimisée. En suivant ces bonnes pratiques, vous transformerez vos réunions en moments d’échanges productifs et appréciés par tous vos collaborateurs.
Pour vous accompagner à aller plus loin, nous proposons depuis début septembre 2024 une formation pour l’animation de réunions efficaces. Avec l’aide de nos experts, maîtrisez l’art de conduire des réunions qui font vraiment avancer vos projets. Nous vous proposons un programme de formation de 1 à 3 jours modulable selon vos besoins.
