A quoi sert un outil de gestion de projets collaboratif ?

Alors que les outils de gestion de projets se généralisent dans nos entreprises, nombre d’entre vous se posent la question de savoir à quoi servent-ils vraiment ? Effet de mode ou réelle utilité ?

Petit décryptage en quelques mots :

Qu’est ce qu’un Outil de gestion de projets ?

C’est généralement :

un logiciel en mode SAAS (un interface accessible en ligne dans un espace sécurisé via une simple connexion internet)
un outil « tout en un » qui permet :
- de visualiser son travail et celui de ses collaborateurs,
- de suivre facilement l’avancée et le planning de ses projets,
- de disposer de rapports clés en main,
- de stocker des documents et de les partager avec ses équipes
- de partager son calendrier
- de communiquer avec les acteurs de ses projets

Un outil de gestion de projets collaboratif ? c’est un outil de gestion de projet qui n’est aps destiné uniquement à l’usage des chefs de projets et manager mais également aux équipiers et collaborateurs avec donc une ergonomie plus intuitive, des pages spécifiques pour les collaborateurs et des fonctionnalités de collaboration plus attractives.

Attention en effet, certains outils de gestion de projets sont très utiles pour les directeurs / PMO et Chef de projets mais ne sont pas du tout collaboratifs car trop complexes à utiliser pour les autres membres de l’équipe.

Quelles sont les fonctionnalités de base d’un outil de gestion de projets ?

Un tableau de bord de suivi des tâches et évènements en cours
Une planification des projets : vue listing, Kanban, Gantt…
Des calendriers partagés
Une zone de stockage et de partage de vos documents
Des rapports et synthèses exportables
Une zone de notifications, alertes, commentaires, discussions et rappels
Et en plus : une vision individuelle et une vision d’équipe, la possibilité de créer un portefeuille de projets, le registre des risques, un suivi de la charge horaires de votre projet, du budget de votre projet…

En quoi un Outil de gestion de projets peut-il vous être utile ?

Vous devez piloter un ou plusieurs projets et avez du mal à visualiser leur état d’avancement, à anticiper les retards éventuels ?

Vos journées sont bien chargées ? Vous avez du mal à penser à tout ? à prioriser vos actions ? Vous ne savez pas toujours par où commencer et si vous pourrez tout finir dans les temps ?

L’utilisation d’un outil de gestion de projets peut vous aider :

Gain de temps
Décharge mentale
Visibilité et suivi des projets
Collaboration accrue

Il est tout à fait possible de réussir ses projets sans outil de gestion de projets si vous êtes un chef de projet expert mais il est indéniable que vous optimisez vos chances de réussite avec un tel outil.

L’utilisation d’un outil de gestion de projets va en effet vous faciliter la vie et celle de vos équipes.

Un outil de gestion de projet est utile pour :

Organiser efficacement son travail
Suivre facilement l’avancée de ses projets
Gagner plus de temps, gérer ses priorités
Harmoniser sa manière de travailler et leur communication projet
Faciliter la collaboration avec ses équipes
Centraliser ses données et documents en un lieu unique
Partager facilement l’information avec ses équipes sur ses projets

Un outil de gestion de projet permet une planification rigoureuse de votre projet, apportera lisibilité et vous permettra d’avancer plus sereinement avec vos équipes dans le pilotage et la réussite de vos projets.

Des choses à savoir avant de choisir mon outil de gestion de projets ?

1. La course aux fonctionnalités n’est pas gage de bonne utilisation

La base de la réussite d’un projet d’équipe : la Collaboration !

Au-delà des fonctionnalités essentielles, une ergonomie simple et attractive est donc fondamentale pour faciliter son appropriation par tous.

Une ergonomie qui s’adapte à tous les utilisateurs : le Gantt pour les CDP, la todolist pour les équipiers, les reportings pour la Direction, la vue Kanban pour les rois de l’Agilité, le calendrier pour les férus de réunions…

C’est là la principale différence entre un outil de gestion de projets classique et un outil de gestion de projets collaboratif ! Et la nuance n’est pas anodine quand on sait que dans 82% des causes d’échec d’un projet apparaît le manque de communication et de partage d’information.

Il est donc fondamental que cet outil plaise à vos équipes si vous voulez qu’ils l’utilisent.

2. L’accompagnement par des professionnels pour suivre votre développement et pour faciliter l’appropriation par vos équipes

Disposer d’un excellent outil est une chose, l’utiliser en est une autre ! Et pour cela une véritable conduite du changement sera bien souvent à mener :

Le point de départ : une formation sur l’outil (et pas un simple webinar en ligne qui ne sera pas bénéfique à long terme)
Ensuite, la définition d’une procédure d’utilisation de votre logiciel en interne : quelles fonctionnalités vont être utilisées, quels projets , quels utilisateurs, dans quel délais ..
et enfin le pilotage des projets dans votre outil : quels indicateurs, quels objectifs …

Si les éditeurs de votre logiciel peuvent également vous accompagner sur ces points c’est un réel plus à ne pas négliger. Ils vous aideront à analyser vos besoins et vous proposeront un accompagnement pour un choix éclairé.

Envie d’en savoir plus sur le choix d’un outil de gestion de projets ?

Lisez cet article publié par P2M Consulting : https://www.p2mconsulting.fr5-conseils-pour-bien-choisir-son-outil-de-gestion-de-projets/

ou bien contactez nos experts en Management de projet :

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